"הגאונים הגדולים ביותר, בדרך כלל השיגו יותר, כאשר עבדו פחות"- טוני שוורץ
- חיים חביב
- Mar 14, 2013
- 4 min read
דיברנו השבוע רבות, על מנהלים. מנהלים מכל מיני סוגים.
חייבים להודות בכך שכמות סוגי המנהלים, שווה לפחות לכמות סוגי בני האדם.
ככה זה בחיים.
סיפור שהיה כך היה.
ליוויתי מנכ"ל בחברה, לא גדולה, במרכז הארץ שהייתה במצב רע מאוד כלכלית, הרזרבות הכספיות הידלדלו והבנקים החלו לסגור את ברזי האשראי, ספקים שלא קיבלו את כספם החלו להגיב בחוסר סבלנות והיה נדמה כי הסיפור של החברה הזאת נמצא בסופו.
לאחר שהכנו תוכנית הבראה מלאה לחברה בליווי ובגיבוי הבנק, התחלנו ביישום התוכנית כמו ביחידה צבאית.
נדרשה משמעת מאוד קפדנית והמצבים בהם נתקלנו היו לעיתים, כמעט בלתי אפשריים.
אבל, תוכנית ההבראה הייתה ברורה ונכונה, ואף קיבלה גיבוי מהחלק הארי של הספקים של החברה. לכן, מהרגע שהוחלט לצאת לדרך הזאת לא היה כל סיכוי שמישהו יסטה, כהוא זה מהדרך שנבחרה.
במהלך הדרך, כחלק מההבראה, נדרשה החברה לשינוי ארגוני משמעותי שתכליתו היתה, שינוי מצבת כוח האדם כמעט מהיסוד. בסופו של דבר כ-90% מהעובדים בחברה פוטרו ובמקום חלק מהם, התקבלו חדשים.
במהלך כל התהליך הזה הייתי עד לסדרה של ראיונות שערך המנכ"ל עם מועמדים לתפקידים שונים בחברה.
במהלך הראיון הראשון שהשתתפתי בו, שאל המנכ"ל שאלה, שכמעט הפילה אותי מהכסא.
"האם אתה מסוגל לבצע מספר מטלות בעת ובעונה אחת בהצלחה?", הוא שאל.
לאחר שנתקבלה התשובה הברורה מהמועמד, סוכמה הפגישה.
לאחר הפגישה שאל אותי המנכ"ל איך הוא היה ובסה"כ הוא היה בסדר גמור.
הוא ידע בדיוק מה הוא מחפש ונצמד למטרות שהצבנו בפניו. אבל השאלה הזאת שהוא שאל, שיגעה אותי וביקשתי להבין את פשר העניין ממנו.
הוא ענה בנחרצות, שמי שאינו יכול לבצע מספר משימות בעת ובעונה אחת, אין לו מקום אצלו בחברה. חד וחלק!
כתשובה, קיבל ממני המנכ"ל, הרצאה מלומדת על העניין הזה, ועד כמה הציפייה הזאת, לביצוע מספר משימות בעת ובעונה אחת, היא טעות ואפילו טעות קטלנית, לחברה שלו ולכל ארגון באשר הוא.
גם אם מישהו חושב שהוא יכול לבצע משימות רבות בעת ובעונה אחת, הוא נאיבי וגרוע מכך, הוא משקר לעצמו ולכל סביבתו.
והרי תשובתי.
"להתעורר מנצח" המחסום הרביעי- מחסום "ריבוי משימות בעת ובעונה אחת" (Multitasking)
המחסום הרביעי נובע מהעובדה שאנו, או הממונים עלינו, או אפילו משפחתנו וחברנו, סבורים שאם נבצע הרבה משימות בעת ובעונה אחת, נשיג הרבה יותר.
ריבוי משימות בעת ובעונה אחת, או בשמה הלועזי, Multitasking, היא תפיסת עולם הגורמת לנו לא להשיג את מה שאנו באמת רוצים להשיג.
אנחנו עושים מיליון דברים בעת ובעונה אחת, שולחים מייל, עונים לטלפון, בודקים הודעות ומחדשים את הסטאטוס בפייסבוק, נכון?
אולי, אנחנו משוחחים בסלולארי, נוהגים ברכב ומחליפים שירים בדיסק, בעת ובעונה אחת.
נראה לנו שכך אנו הופכים לא רק ליעילים להפליא, אלא אף לאנשים המשיגים תוצאות רבות בזמן קצר.
וכאן מונחת המלכודת הגדולה ביותר. זוהי מלכודת קטלנית!
שימו לב, ככל שנרבה במשימות בעת ובעונה אחת, האפקטיביות והאיכות של המשימות שלנו תהיה נמוכה יותר ויותר ולמעשה נשיג הרבה פחות מכל משימה ומשימה.
הפעולות שלנו הופכות להרבה פחות יעילות על אף המחשבה השגויה שאנו לכאורה מספיקים יותר. הרצון שלנו להספיק עוד דבר ועוד דבר, מונע מאיתנו להשיג הישגים אמיתיים ולמעשה חוסם אותנו מלהצליח באמת.
בטח אתם עכשיו אומרים, מה הוא מדבר שטויות, יש מצבים שאין ברירה אלא לעשות הרבה משימות בעת ובעונה אחת.
למשל, אם אתם מקבלים מייל וזה מצריך מכם להתקשר מייד לאותו האדם כדי לטפל במשהו דחוף ובנוסף לענות למייל שלו, אז אין ספק שבמקרה הזה, אתם קצת צודקים. רק קצת.
קחו בחשבון, שבדומה לכל שאר המחסומים שכבר שוחחנו עליהם, גם המחסום הזה, של ריבוי משימתי בעת ובעונה אחת, הוא לא מחסום שניתן להימנע ממנו לחלוטין, משום שזה בלתי אפשרי.
אבל להפוך את ריבוי המשימות, לשיטת העבודה שלכם, או לצורת החיים שלכם, אזי זאת תהיה אחת הטעויות הגדולות ביותר שלכם, ולמעשה התוצאות שתקבלו יהיו הפוכות מהציפיות שלכם.
מחקרי התנהגות ותפוקות, גילו כבר מזמן, שאם אתם מכניסים משימה נוספת לתוך מסגרת של משימה אחרת, התפוקה שלכם יורדת לחצי, לכל משימה.
אם הכנסתם למשוואה משימה נוספת אזי התפוקה יורדת לשליש וכן הלאה, עד למצב של חוסר תפוקה בכלל.
אתם מבינים, חוסר תפוקה בכלל! פול גז בניוטרל!
מחקרים שבוצעו בנושא פעילות רב משימתית אצל בני האדם כבר בתחילת שנות התשעים גילו כי אצל כל הנבדקים התעוררה בעיית קשב וריכוז חמורה, גם כאשר היה מדובר במשימות פשוטות מאוד.
קרוב לודאי שמוקד הקושי מתחיל כבר בשלב תכנון המשימה, והדבר מייצר לחץ גדול על המוח "החושב", שתיפקודו מתבצע באופן טורי ולא באופן מקבילי. משימה אחת בכל פעם.
דוגמא מובהקת לצורת פעולתו של המוח, בטיפול במצב רב משימתי, היא נהיגה ברכב תוך ביצוע שיחה בסלולרי.
חלוקת הקשב הינה בלתי אפשרית ולכן גורמת לתאונות דרכים.
בדיוק אותו אזור במוח אחראי על התמקדות בשיחת הטלפון וההתמקדות בנסיעה והוא אינו מסוגל לבצע את שתי הפעולות בו זמנית.
חשוב לציין כי גברים סובלים יותר ממחסום, ריבוי המשימות בעת ובעונה אחת, משתי סיבות עיקריות:
המבנה הפיסיולוגי של המוח הגברי אינו מסוגל להתמודד עם יותר ממשימה אחת בכל רגע נתון, באופן מוחלט, וזאת עובדה שהוכחה מדעית בעשרות מחקרים.
גברים, הרבה יותר מנשים, סבורים כי הם כן יכולים לבצע הרבה משימות בעת ובעונה אחת וכך מעמיסים על מוחותיהם, כמות עצומה של משימות, שאין ביכולתם לשאת כלל.
המבנה הפיסיולוגי של המוח הנשי (ולא נכנס להסבר המדעי המייגע) מאפשר מעבר קל יותר מנושא לנושא, ממשימה אחת לשניה, ותוך כך להצליח להתמודד טוב יותר עם ריבוי משימתי.
אבל זכרו, המוח האנושי אחד הוא.
נשים וגברים כאחד, מפעילים את המוח שלהם באזורים הקשורים לניתוח משימות בצורה טורית ולא בצורה מקבילה. זאת עובדה.
גם יכולת המעבר הקלה יחסית אצל נשים, ממשימה למשימה, אינה מקנה יכולת פעולה רב משימתית בעת ובעונה אחת.
זה פשוט לא קיים במוח האנושי. עדיין.
טוני שוורץ, אחד הכותבים המוכשרים ביותר בתחום הניהול המשימתי המינימאלי, אמר בספרו, שעיסוק במיעוט משימות באופן מיטבי מגדיל משמעותית את היכולת להשגת תוצאות מצוינות ואף מרחיקות לכת, והוא קרא לזה: The Power Of Less.
גם חוק פארטו הישן והטוב מספר לנו בדיוק את אותו הסיפור, ש- 20% מהמשימות שלנו מייצרות 80% מההישגים שלנו, כך שאיך שלא תסתכלו על כך, ריבוי משימתי בעת ובעונה אחת, היא רעה חולה, היכולה במקרה הטוב להכשיל אתכם בכל משימה ובמקרה הרע להרוג אתכם בכביש.
החוכמה כאן היא להכניס את הפעילות הרב משימתית למסגרות מוגדרות במהלך היום, במודע.
לא לתת לזה לסחוף אתכם, אלא רק במסגרת ברורה שאתם קבעתם במהלך היום.
זהו! לא יותר!
הקטנה למינימום האפשרי של הפעילות הזאת, תגביר את התפוקות שלכם בכל משימה שתיקחו על עצמכם ותקל עליכם להתמודד עם המשימות שלכם, במהירות וביעילות.
המטרה צריכה להיות, מיקוד במשימה אחת בכל רגע נתון ולתת לה את מלוא תשומת הלב במסגרת הזמן שהגדרתם לה, ורק אז להתנתק ממנה ולעבור למשימה הבאה.
זיכרו, ריבוי משימתי עלול לעלות לכם בבריאות לקויה ובמפחי נפש גדולים והוא אחד הגנבים הגדולים של האנרגיה שלכם.
רשמו כאן למטה את תגובותיכם ואולי גם דוגמאות מחיי היומיום.
לייקו, שתפו ובעיקר, כמובן תיהנו.
להתראות,
חיים
ד"ר חיים
חביב
Comments